Blog updates from the USC

Cyclus Update!

Consultation meeting UGV/OR/USC with Executive Board, January 25, 2021

In this update, the USC reflects on the main points that were identified during the Consultative Meeting. In the Consultative Meeting, the Works Council (OR) and the University Student Council (USR) discuss with the Executive Board (CvB). The Executive Board sends a number of documents for information, advice or assent. To arrive at a well-considered advice, the Works Council and USC have the opportunity to ask questions. In this update we will consider the following points: Directive Temporary Reduction BSA, the Governance Model, Green and Car-Free Campus and the results of the employee survey.

Directive on temporary lowering of the BSA

On January 11 several parties and student councils from all over the Netherlands, including the USC Nijmegen, wrote a letter to the Executive Board to consider lowering the BSA given the current circumstances. The Association of Universities (VSNU) has jointly advised to lower the BSA 10 to 15%. In this way each university can give direction on how they want to implement it. The USC sat down with the rector and gave advice on what is most workable. Eventually it was decided that the BSA will be lowered by 6.5 EC for current first year students. Students who received a maintained recommendation last year also have to obtain 6.5 EC less. As USC, we are very happy with this outcome: students have less stress to pass the BSA since there is one subject less to pass and also they do not have to walk around with the same stress the next year.

Governance model

The Executive Board has had the governance model of the university described and has had a proposal made for more harmonization of the organization and governance. This document describes what certain functions entail and what the tasks of a certain body within the university are. With the co-determination we were generally positive about the document. However, there were questions about the implementation and we tried to make it clear that a good plan of action is also needed to implement it all. The UGV gave a positive recommendation.

Green and car-free campus

Within ‘Duurzaam Bereikbaar Heyendaal’ work is being done on keeping the campus sustainably accessible. In this document we looked at how to reduce the number of cars on the campus. In an exploratory study we looked at whether it is feasible to actually create a car-free campus, taking into account the consequences of the physical and mobility measures. As USC, we are a supporter of this project to ensure that the university becomes even more sustainable. We have raised questions about the timeline and feasibility. It is known that certain traffic points around campus will now become busier. The CvB will also discuss this with surrounding neighborhoods and districts to see how the plans can be implemented in good consultation.

Staff survey results

An additional staff survey has been conducted to see how employees of the Radboud University are doing. Due to the corona crisis many staff have to work (more) from home and the workload has further increased. The survey shows that corona has considerable consequences for health and work perception. Physical and especially mental health has deteriorated in comparison to before the corona crisis. There is also less solidarity with Radboud University and colleagues and it also has a negative effect on work-life balance. About the communication the staff is reasonably satisfied. Another issue was the work pressure. The survey revealed that 50% of the staff had worked from home in the past 6 months. Positive experiences included more flexibility, no travel time and costs, and more peace of mind. On the other hand, there were also obstacles. (Too) little contact with colleagues/supervisors, (too) little change in the environment and a poorer work/life balance. 65% of the employees want to work at home for at least 25% after coronation time. The Works Council did have some questions about this point. For example, the only option was to fill in that you could work 0-25%. If you did not want to work at home at all, i.e. 0%, you could not indicate this properly. A new survey will be carried out shortly in which the 0% and 100% options will also be added.

Workload

Finally, the work pressure. Even before the corona crisis, the workload, especially among academic staff, was already high. Due to the crisis, the many working from home, hybrid education and personal circumstances, this is only reinforced. Also in comparison to the previous personnel survey, the difference between experienced and desirable work pressure has increased. The Works Council receives many complaints about this and employees are looking for solutions. Soon the USC, OR and the CvB will sit down together and see what is possible to offer both short and long term solutions. As USC, we see this problem. Yet we hope that the measures will not be at the expense of education.

Daan Willems, as chairman, issued the following statement on behalf of the USC: “We see the concerns of the teachers and would like to know what the CvB is going to do to solve these cases and prevent them in the future. This is a very undesirable situation not only for teachers, but also for students. Although we understand the decision, we as USC cannot support this, because this ‘solution’ for teachers has major implications for the quality of education. This shows how complicated and urgent the reduction of workload in higher education is. We understand the need to prioritize the distribution of workload, but the USC believes that education at a university cannot be cut in such a way. Does the college also believe that reduction of workload can no longer be a long-term vision and must be solved in the short term?”

Cyclus Update!

Overlegvergadering UGV/OR/USR met CvB, 25 januari, 2021

De USR staat in deze update stil bij de belangrijkste punten die tijdens het overlegvergadering zijn benoemd. In de Overlegvergadering gaan de Ondernemingsraad (OR) en de Universitaire Studentenraad (USR) met het College van Bestuur (CvB) in gesprek. Het CvB stuurt een aantal documenten op die ter informatie, advies of instemming liggen. Om tot weloverwogen advies te komen, hebben de OR en USR de mogelijkheid vragen te stellen. In deze update zullen we stilstaan bij de volgende punten: Richtlijn tijdelijke verlaging BSA, het Besturingsmodel, Groene Autoluwe Campus en de resultaten van de personeelsenquête.

Richtlijn tijdelijke verlaging BSA

Op 11 januari hebben verschillende partijen en studentenraden vanuit heel Nederland, waaronder de USR Nijmegen, een brief geschreven aan het College van Bestuur om te overwegen het BSA te verlagen gezien de huidige omstandigheden. De Vereniging van Universiteiten (VSNU) hebben gezamenlijk het advies gegeven om het BSA 10 tot 15% te verlagen. Op deze manier kan elke universiteit zelf richting geven hoe zij het willen uitvoeren. De USR heeft samen met de rector gezeten en advies gegeven over wat het meest werkbaar is. Uiteindelijk is er besloten dat het BSA met 6,5 EC wordt verlaagd voor huidige eerstejaars studenten. Studenten die vorig jaar een aangehouden advies hebben gekregen hoeven ook 6,5 EC minder te halen. Als USR zijn we erg blij met deze uitkomst: studenten hebben minder stress om het BSA te halen aangezien er een vak minder gehaald hoeft te worden en daarnaast hoeven ze niet alsnog het jaar erop met dezelfde stress rond te lopen.

Besturingsmodel

Het College van Bestuur heeft het besturingsmodel van de universiteit laten beschrijven en een voorstel laten maken tot meer harmonisatie van de organisatie en de besturing. In dit document staat beschreven wat bepaalde functies inhouden en wat de taken zijn van een bepaald orgaan binnen de universiteit. Met de medezeggenschap waren we over het algemeen positief over het document. Wel waren er vragen over de implementatie en hebben we proberen duidelijk te maken dat er ook een goed plan van aanpak nodig is om het allemaal in te voeren. De UGV heeft een positief advies gegeven.

Groene Autoluwe campus

Binnen ‘Duurzaam Bereikbaar Heyendaal’ wordt er gewerkt aan het duurzaam bereikbaar houden van de campus. In dit document is er gekeken hoe er op de campus minder auto’s komen. In een verkennend onderzoek is er gekeken of het haalbaar is om ook daadwerkelijk een autoluwe campus te creëren met in acht nemend de gevolgen die de fysieke en mobiliteitsmaatregelen met zich meebrengen. Als USR zijn we een voorstander van dit project om te zorgen dat de universiteit nog duurzamer wordt. We hebben vragen gesteld over het tijdspad en de uitvoerbaarheid. Bekend is dat bepaalde verkeerspunten rondom de campus nu drukker gaan worden. Het CvB gaat hiermee ook in gesprek met omliggende buurten en wijken om te kijken hoe de plannen in goed overleg kunnen worden ingevoerd. 

Resultaten personeelsenquête 

Er is een extra personeelsenquête uitgezet om te kijken hoe het gaat met de werknemers van de Radboud universiteit. Door de coronacrisis moet veel personeel (meer) thuiswerken en is de werkdruk verder toegenomen. Uit de enquête blijkt corona behoorlijke gevolgen te hebben op de gezondheid en werkbeleving. Zo zijn de lichamelijke en met name geestelijke gezondheid verslechterd ten opzichte van voor de coronacrisis. Ook is er minder verbondenheid met de Radboud Universiteit en collega’s en heeft het ook een negatief effect op balans tussen werk en privé. Over de communicatie is het personeel redelijk tevreden. Een ander punt was de werkdruk. Uit de enquête werd duidelijk dat 50% van de medewerkers afgelopen 6 maanden thuis heeft gewerkt. Positieve ervaringen waren met name meer flexibiliteit, geen reistijd- en kosten en meer rust. Aan de andere kant waren er ook belemmering. (Te) weinig contact met collega’s/leidinggevende, (te) weinig verandering van de omgeving en een slechtere werk/privé balans. 65% van de medewerkers wil ook na coronatijd voor minimaal 25% thuiswerken. Over dit punt waren er vanuit de OR wel vraagtekens. Zo kon alleen maar ingevuld dat je 0-25% kon werken. Als je dus helemaal niet wilde thuiswerken, dus 0%, kon je dit niet goed aangeven. Binnenkort komt er een nieuwe enquête waarin de optie 0% en 100% ook worden toegevoegd.

Werkdruk

Tot slot de werkdruk. Al voor de corona crisis lag de werkdruk, bij met name het wetenschappelijke personeel, al hoog. Door de crisis, het vele thuiswerken, hybride onderwijs en persoonlijke omstandigheden wordt dit alleen maar versterkt. Ook Ten opzichte van de vorige personeelsenquête is het verschil ervaren en wenselijke werkdruk gestegen. De medezeggenschap krijgt veel klachten hierover en werknemers zijn op zoek naar oplossingen. Binnenkort zullen de USR, OR en het CvB samen zitten en kijken wat er mogelijk is om op zowel korte als lange termijn oplossingen te bieden. Als USR zien wij dit probleem. Toch hopen we dat de maatregelen niet ten koste zullen gaan van het onderwijs.

Daan Willems heeft als voorzitter het volgende statement namens de USR uitgebracht: “We zien de zorgen van de docenten en willen graag weten wat het CvB gaat doen om dit soort gevallen op te lossen en in de toekomst te voorkomen. Dit is niet alleen voor docenten, maar ook voor studenten een zeer ongewenste situatie. Hoewel we het besluit begrijpen, kunnen we hier als USR niet achter staan, omdat deze ‘oplossing’ voor docenten grote implicaties heeft voor de kwaliteit van het onderwijs. Dit toont aan hoe ingewikkeld en urgent de verlaging van werkdruk in het hoger onderwijs is. We snappen dat er moet wordt geprioriteerd in verdeling van de werklast, maar de USR is van mening dat op onderwijs op een universiteit niet op een dergelijke manier gekort kan worden. Is het college ook van mening dat verlaging van werkdruk geen langetermijnvisie meer kan zijn en op korte termijn moet worden opgelost?

Cyclus Update!

Consultative meeting UGV/OR/USC with Executive Board, December 7, 2020

In this update, the USC shares the main points identified during the Consultation Meeting. In the Consultative Meeting, the central co-determination has the opportunity to ask questions about policy documents in order to then make a good and well-considered recommendation and/or vote. This meeting focused on the budget and the reorganization of the HOVO.

Budget 2021

In the Annual University Budget Plan, the university indicates what it plans to do with its finances in the coming year. The UGV (Works Council + elected members of the USC) has the right to advise on this document, which means that they must advise the Executive Board and the Board may only deviate from this with good reason. Both the USC and the Works Council had a number of questions about the budget in advance. The underlying documents for some of the plans had not yet been submitted to the USC, which made it difficult to ascertain whether the expenses were justified. Essential policy documents that were missing included the Campus Plan, the iStrategy and the Housing Vision.

In addition, a number of assumptions were made that the UGV also questioned. For example, it has been said for years that the intake of students will decrease, but this is (still) not the case. However, this is budgeted for. It is also included that the vision is that there is a greater need for hybrid work.

All this together has made the UGV decide to issue a negative recommendation. This indicated that we needed the essential policy documents, on which the board based its choices, in order to be able to give an actual advice. On January 4, an extra GV took place at the request of the Executive Board to consider the advice. It was promised that in the future the employee participation body would be shown the policy documents at an earlier stage. The Board also promised to provide the four-monthly and eight-monthly reports in addition to the Annual Accounts. Following this, the UGV changed its advice to a positive one.

Reorganization HOVO

The HOVO training institute organizes courses at the academic level for interested people over 50 years of age. Last summer, the college made the decision to pull the plug as of January 1, 2021, to the disappointment of many course participants and also the co-determination. Due to a price increase in 2016, because VAT had to be levied on the courses, the number of registrations dropped significantly. On top of that, there was also the corona crisis, which meant that course participants did not register for the new courses. We are now looking into the possibility of giving the HOVO a place in the Radboud Academy. In the future there must be a suitable offer for this group.

During the GV it was asked whether it is possible to monitor whether former HOVO students actually make use of the replacement offer. The Executive Board has indicated that it is willing to do this.

Anonymous assessment

Last year, the USC wrote a memorandum requesting that, where possible, all forms of assessment be administered anonymously by using only a student number. The board indicated that in testing periods 2 and 3 it would start a pilot with anonymous grading of a number of tests where this might be easy to realize, such as exams with open questions, exams with multiple choice questions and the assessment by the second grader of graduation papers. The college still had reservations about anonymous assessment of all forms of tests. “Education, in addition to qualification, is also about socialization and formation of the person.” In period 4 of this academic year, the pilot will be evaluated with students and teachers. Based on this evaluation, it will be considered whether or not it is possible to introduce anonymous assessment more broadly.

Cyclus Update!

Overlegvergadering UGV/OR/USR met CvB, 7 december, 2020

De USR staat in deze update stil bij de belangrijkste punten die tijdens de Overlegvergadering zijn benoemd. In de Overlegvergadering heeft de centrale medezeggenschap de kans om vragen te stellen over beleidsstukken om daarna een goed en weloverwogen advies uit te brengen en/of te stemmen. Deze vergadering stond in het teken van de begroting en de reorganisatie van de HOVO.

De USR staat in deze update stil bij de belangrijkste punten die tijdens de Overlegvergadering zijn benoemd. In de Overlegvergadering heeft de centrale medezeggenschap de kans om vragen te stellen over beleidsstukken om daarna een goed en weloverwogen advies uit te brengen en/of te stemmen. Deze vergadering stond in het teken van de begroting en de reorganisatie van de HOVO.

Begroting 2021

In het Jaarplan Universitaire Begroting geeft de universiteit aan wat zij komend jaar allemaal van plan is met de financiën. De UGV (OR + verkozen leden van de USR) heeft op dit document adviesrecht wat inhoudt dat ze het college van bestuur adviseren en het college mag hier alleen van afwijken met gegronde redenen. Zowel de USR als de OR hadden vooraf nog een aantal vragen over de begroting. Zo waren bij een aantal plannen de onderliggende documenten nog niet langs de UGV geweest waardoor het lastig was een beeld te krijgen of de uitgaven gegrond zijn. Essentiële beleidsdocumenten die ontbraken waren o.a. het Campusplan, de iStrategie en de Huisvestingsvisie. 

Daarnaast werden er een aantal aannames gedaan waar de UGV ook haar vraagtekens bij had. Zo wordt er al jaren gezegd dat de instroom van studenten zal afnemen, maar dit is (nog steeds) niet het geval. Hier wordt echter wel op begroot. Ook is opgenomen dat de visie is dat er meer behoefte is aan hybride werken. 

Dit alles bij elkaar heeft de UGV doen besluiten een negatief advies af te geven. Hierin is aangegeven dat we de essentiële beleidsdocumenten, waarop het college haar keuzes heeft gebaseerd, nodig hebben om een daadwerkelijk advies te kunnen geven. Op 4 januari heeft een extra GV plaatsgevonden op verzoek van het CvB om het advies te overwegen. Toegezegd is om in het vervolg de medezeggenschap eerder de beleidsstukken te laten zien. Ook heeft het college toegezegd naast de Jaarrekening voortaan ook de viermaands- en achtmaands rapportages te verstrekken. Na aanleiding hiervan heeft de UGV haar advies veranderd in een positief advies. 

Reorganisatie HOVO

Het opleidingsinstituut HOVO organiseert cursussen op academisch niveau voor geïnteresseerden van boven de 50 jaar. Afgelopen zomer heeft het college het besluit genomen om per 1 januari 2021 de stekker eruit te trekken, tot teleurstelling van vele cursisten en ook de medezeggenschap. Door een prijsstijging in 2016, omdat er BTW geheven moest worden op de cursussen, is het aantal inschrijvingen flink gedaald. Daarbovenop kwam ook nog de coronacrisis, waardoor cursisten zich niet inschreven voor de nieuwe cursussen. Er wordt nu naar mogelijkheden gekeken of de HOVO een plek kan krijgen in de Radboud Academy. In de toekomst moet er een passend aanbod komen voor deze groep.

Tijdens de GV is er gevraagd of er gemonitord kan worden of voormalig HOVO-cursisten ook daadwerkelijk gebruik maken van het vervangende aanbod. Het college van bestuur heeft aangegeven bereid te zijn dit te te doen. 

Anoniem beoordelen

Afgelopen jaar heeft de USR een notitie geschreven waarin is gevraagd om, waar mogelijk, alle toetsvormen anoniem af te nemen door alleen een studentnummer te gebruiken. Het college heeft aangegeven om in toetsperiodes 2 en 3 bij een aantal opleidingen een pilot te starten met het anoniem beoordelen van een aantal toetsen waarbij dit mogelijk eenvoudig is te realiseren, zoals tentamens met open vragen, tentamens met meerkeuzevragen en de beoordeling door de tweede beoordelaar van afstudeerwerken. Het college had nog wel haar bedenking bij het anoniem beoordelen van alle vormen van toetsen. “Onderwijs gaat naast kwalificatie ook om socialisatie en vorming van de persoon.” In periode 4 van dit collegejaar zal de pilot worden geëvalueerd met studenten en docenten. Op basis van deze evaluatie zal worden gekeken of het al dan niet mogelijk is om anoniem beoordelen breder in te voeren.

Student wellbeing

The first month of the new year is already over and we can all agree: it has been a dynamic period where the light at the end of the tunnel is still too small at this point. The coronacrisis makes us all think. During this crisis, more attention also came to the wellbeing of students. Because during this crisis, it turned out that not every young adult has a carefree student life. We write this letter for those students. Are you not feeling good about yourself? That’s okay! Even the members of the USR sometimes lose track. Therefore, in this letter we tell our own stories. Maybe they offer recognition, hope and inspiration. The goal is to encourage you to look out for and support each other.

Rick 

The year should feel like an express train, but sometimes I feel like I’m standing still. I tried using the corona crisis to get answers to questions. Eventually I found them and that means change. I find that quite exciting. Making the right choice and following your own heart is not always easy. I used to be incredibly good at portraying negativity unto myself. In recent years I have made an effort to accept my own imperfections and to focus on my talents. The perfectionism may be a little less. With some help, I have learned to get happiness out of myself and trust my own resilience. In addition, I have come to realize how much I can count on my circle of friends. I wish every student, nay everyone this same investment. We need to take the time to listen carefully to our own needs.

Jasmijn

In the first lockdown I did the cliché lockdown activities, I made about 10 jigsaw puzzles, and went for a walk every day. In addition, I watched web lectures and wrote my thesis. Of course I followed the news closely, the numbers were my common thread through the days. What still felt relaxed during the first lockdown is now completely different: studying in times of corona is just not fun. Sitting at home behind your laptop feels lonely and the lack of social contact while studying is a huge miss. Despite all the efforts of teachers who try to make the best of it in all sorts of ways. As annoying as it is, the fact that we are all in the same rotten situation means that you can draw support from each other. By taking a walk together, organizing fun activities online, or simply just having a good time whining uninhibitedly. Know that you are not alone!

Wietske

In the first lockdown, things didn’t go too well for me for a while. During a Skypecall with my project group, I was sad, but I didn’t tell them that I was troubled by anything. After the meeting I got a message from a groupmate: “Hey, are you okay? You sounded a little down just now”.

When I think back on this, I mostly remember how surprised I was. Surprised that someone took the time to listen to my story sincerely and without judgment, and that someone was curious about how I was doing. That makes me sad. Shouldn’t that be the norm? Investing in each other, taking the time to listen to someone’s story? It’s such a small effort to ask someone to take a walk together or send a message to ask how things are going, but it can mean so much to that person! Who are you going to send a message to?